EBYS Nedir?
Değerli Kullanıcılar,
Üniversitemiz Elektronik Belge Yönetim Sistemine ; ebys.atilim.edu.tr linkini tıklayarak
Kurum mail kullanıcı isminiz ve parolanızla erişim gerçekleştirebilirsiniz.
Elektronik Belge Yönetim Sistemi Yardım Dokümanı için tıklayınız
ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS) NEDİR?
İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üst veri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemdir.
Kaynak : 29255 Sayılı Resmi Gazetede Yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik.
Atılım Üniversitesi EBYS İle Amaçlanan Nedir ?
EBYS ile gerek kurum içi birimlerimiz arası yazışmalarımızı ve gerekse diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmalarımızın bilgisayar ortamında yapılmasını sağlayarak;
- Harcanan emek, zaman ve kırtasiye maliyetlerinden tasarruf edilmesi,
- Yazışmaların standartlaşması,
- Yazışmaların sevk, paraf ve onay sürelerinin kısaltılması,
- Yazışmaların sağlıklı bir şekilde arşivlenmesi, hedeflenmektedir.
EBYS İle Ne Yapılabilir?
- Tanımlı iş akışı yolları ile belgeleri zamanında doğru kişiye ve en kısa yoldan ulaştırabilir .
- Belgelerin dolaşımı esnasında durumlarını takip edilebilir .
- Belgeler hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivleyebilir.
- Yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek tuşla ulaşılabilir
- Aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişim imkanı sağlar .
- Belgelerin dağıtım ve dolaşımındaki paraflama süreci ve sırasını tanımlayabilir
- Belgelerin birden fazla noktaya aynı anda tek tuşla dağıtımı yapılabilir.
- İzne çıktığımızda veya birimimizde gece nöbet sistemi mevcutsa, görevleri yürütecek birine vekalet verilebilir.
- Bekleyen ve işlem yapılan evraklar kontrol edilerek personelin performansı değerlendirilebilir.
- Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliği sağlar .
- Dijital imza ile yazışma ve belge paylaşımının bilgisayar ortamında resmi olarak yapılabilmesini sağlar.
- Dijital imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yazışmaların bilgisayar ortamında yapılabilmesi sağlanacaktır.
EBYS’nin Getirileri
- Doküman oluşturma ve saklama maliyetleri azalır.
- Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlar.
- Güvenli ve mekândan bağımsız erişim imkânı sağlar.
- Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır.
- Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar. Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.
Teknik İşler Koordinatörlüğü sorumluluğunda bulunan elektrik, klima, projeksiyon ve telefon arızalarının çözüm talepleri, acil durumlar dışında EBYS üzerinden gerçekleştirilecektir.
Teknik İşler arıza telep formu linkinden yardım dokümanına erişebilirsiniz.
Etkinlik Talep Formu linkinden yardım dokümanına erişebilirsiniz.