Arşivimiz

KURUM ARŞİVİ

Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilatları içinde yer alan ve arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli (10 –15 yıl ya da süresiz ) saklandığı merkezi arşivlerdir.

ÜNİVERSİTE ARŞİVİ

Üniversite birimlerinin çalışmaları sonucu oluşturdukları belgelerin belirli bir standartta düzenlenmesini, dosyalanmasını, saklanmasını, gereklilik halinde kullanıma sunulması ve zamanı geldiğinde imha edilmesini sağlayan birimdir.

İdari ve bilimsel olmak üzere ikiye ayrılır

1. İdari : Kurum içi ve dışı yazışmalar, kurumun ihtiyacı olan (üniversitenin idaresi, politikası, birimlerin görev ve yetkilerine dair ve personel ile ilgili) belgeler, malî, hukukî, tarihî, araştırma değeri olan belgeler.

2. Bilimsel : Yayınlanmamış bilimsel araştırmalar ve raporlar, ders içerikleri ve kullanılan araç-gereç, tezler, hasta dosyaları, üniversite üyelerinin kariyerleri, projelerle ilgili belgeler, açıklamalar, yani üniversitede görevli akademik personele ait belgeler.

Belgelerin Yolculuğu

Belgeler; üretimi, kurum içi veya kurum dışında dolaşması, güncelliği (kullanılır) olması sebebiyle alıkonulması, ayıklanması (uzun süreli değeri olmayan belgelerin serilerden çıkarılması), arşivlik değeri olmayanların imhası, saklanılması yani  arşivlenmesi ve kullanıcıya açılması gibi safhalardan geçer.

Üniversitelerde Belge Yönetimi

Üniversitelerde belgelerin üretimini, üretiminin denetlenmesini, dağıtımını, kullanılmasını, dosyalanmasını, dokümantasyon çalışmalarını, erişimini, depolanmasını, korunmasını, idari, hukuki, araştırma açısından değeri olmayan ve kamu yararı taşımayanların ayıklanmasını, gereksizlerin imhasını, arşivsel değere sahip olanların önce kurumun arşivine, burada hukuki saklama süresini tamamlayanların tarihi arşive naklini mümkün kılan güncel ve yarı güncel evraklar üzerinde uygulanan bütünsel programdır.

Belge Yönetim Süreçleri 

Atılım Üniversitesinde  Arşiv ve Belge Yönetimi ile Amaçlananlar ;

 1. Akademik ve idari tüm birimlerin belge üretimlerinin, mevzuat hükümleri çerçevesindegerçekleştirilmesini sağlamak.

 2. Bilgi ve belge isteklerine etkin bir şekilde erişilmesini sağlamak.

 3. Dokümanları etkin biçimde sınıflandırarak, erişimi kolaylaştırmak.

 4. Birimlerde tutulan evrak miktarını azaltmak.

 5. Yalnızca gerekli belgelerin saklanmasını sağlamak.

 6. Teknolojiden yararlanarak iş ve insan gücünden tasarruf etmek. (Dijital Arşiv)

 7. Kurum evraklarını kaybolma ya da tahrip olma gibi durumlardan korumak, güvenliğini sağlamak.

 8. Güncel olmayan belgelerin depolanmasını sağlamak.

 9. Saklanmasına gerek kalmayan evrakların, zamanında ayıklanmasını sağlamak.

10. Üniversitenin tarihi kayıtlarını korumak.

11. Yapılacak işleri bireylere bağlı olmaktan kurtararak, işlerin kurumsallaştırılmasını sağlamak ;  güvenilirliğini, kaliteyi ve sürekliliğini arttırmak.

12. Teknolojiyi etkin kullanarak, kurum arşivinin bilgi merkezi olarak çalışmasını sağlamak.

Arşivimiz ; Fen Edebiyat Fakültesi giriş katında, ofis alanı hariç 72 metrekarelik alana, modern compact arşiv dolapları döşenerek kurulmuştur. Üniversitemizin her geçen yıl gelişmesi ile üretilen bilgi ve belge miktarına bağlı olarak koordinatörlüğümüze ek depolama alanı tahsis edilmiştir.

Arşivimizde Bulunan Dosyalar ;

• Rektörlük Özel Kalem Müdürlüğü Dosyaları
• Senato ve Yönetim Kurulu karar dosyaları
• Fakülte ve Enstitülere Ait Dosyalar
• Genel Sekreterlik Dosyaları
• Akademik ve İdari Personel Dosyaları
• Faaliyet Raporları
• Öğrenci İşleri Dosyaları
• Öğrenci Dosyaları Lisans ve Yüksek Lisans Dosyaları
  • Diplomalar
  • Öğrenci Faturaları
  • Öğrenci Dilekçeleri

• Yök Denetleme Raporu Dosyaları
• Eğitim – Öğretim Dosyalar
• Mali İşler İle İlgili Dosyalar
• Servis Araç Çizelgeleri
• Duyurular
• Kültür Müdürlüğüne Ait Dosyalar
• Halkla İlişkilere Ait Dosyalar
• Güvenlik Müdürlüğüne Ait Dosyalar
• Kütüphane Müdürlüğüne Ait Dosyalar
• Sınav Evrakları
• Üniversitemize Gelen Tüm Resmi Yazılar