Görevlerimiz

Elektronik Belge Yönetim Sisteminin İşleyişine Dair Görevlerimiz

• Üniversitemizin tüm yazışmalarında kullanılan EBYS’nin kullanıcılar tarafından sorunsuz çalıştırılmasını sağlanmaktadır.

• EBYS üzerinde “Kullanıcı Hesapları” ile ilgili her türlü “Kullanıcı İşlemleri” birimimiz tarafından gerçekleştirilmektedir. EBYS’ye yeni kullanıcı tanımlaması yapılmakta, birim değişikliği, birimden, görevden, kurumdan ayrılma gibi durumlarda EBYS kullanıcı tanımlama ve iptal işlemi yapılmaktadır.

• EBYS kullanıcılarının kullanımla ilgili (evrak hazırlama, evrak sevki, evrak arama, ara yüzle ilgili değişikliklerde, vb.) karşılaştığı sorunlar için telefonla ya da kullanıcılarla birebir destek verilmektedir.
• Yeni birim kurulması, birimlerin birleştirilmesi, birim kapanması gibi durumlar EBYS’ye yansıtılmaktadır.
• Birimlerden EBYS ve elektronik imza ile ilgili gelen eğitim talepleri değerlendirilerek gerekli eğitimler verilmektedir.

Elektronik İmza Tahsisi ve Kullanımına Dair Görevlerimiz

• Elektronik imza ile ilgili gelen talepler alınmakta, üst yönetimimizin onayı neticesinde gerekli işlemler yapılarak   imza sağlayıcı firmaya talep iletilmektedir.

• Elektronik imza tahsisi yapılan kullanıcılara ilk tanımlama, kurulum, şifre alma gibi konularda telefonda ya da birebir destek verilmektedir

Arşiv Yönetimine Dair Görevlerimiz

• Üniversitemiz birimlerinde oluşturulan belgelerin mevzuat hükümleri ve çağdaş gelişmeler doğrultusunda tespitini ve toplanmasını, arşivcilik metot ve tekniklerine göre tasnif edilmesini, korunmasını ve belgeye en kolay şekilde ulaşılmasını sağlamak için arşiv  politikalarının belirlenmesini ve uygulanmasını sağlamak,

• Üniversitemizin bütün birimlerinde belge üretiminin mevzuat hükümlerine uygun aynı standartta yapılmasını sağlamak,

• Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesini takip ve kontrol etmek,
• Arşivcilik alanında meydana gelen teknolojik ve bilimsel değişiklik ve gelişmeler ile ilgili mevzuatı takip ederek uygulamak,
• Kurum arşivine devredilen malzemenin arşivde birimler için ayrılan bölümlerde mevcut düzenleri bozulmadan asli düzeni içinde yerleştirilerek Mevzuat hükümlerince belirlenen sürelere göre muhafaza etmek,
• İhtiyaç duyan birimlerin kurum arşivinden evraklarına ulaşmalarını sağlamak,
• Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imha işlemlerini yapmak,
• Ayıklama ve imha işlemleri için Ayıklama ve İmha Komisyonunu oluşturmak,
• Ayıklama ve İmha işlemleri sonucunda arşiv malzemesi olduğuna karar verilen ve kurum arşivinde saklama süresini tamamlayan malzemenin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne devredilecekler şeklinde ayırarak devir – teslim envanter formları ile birlikte devretmek,
• Arşiv ve Belge Yönetimi Müdürlüğü bünyesindeki arşiv malzemelerini mevzuatın belirttiği şekilde, mevcut depo koşulları içerisinde fiziki olarak neme, ısıya, yangına ve çeşitli zararlılara karşı koruyacak tedbirleri almak,
• Üniversitemiz genelinde elektronik ortamda veya evrak düzeninde oluşturulacak belgelerin dosyalanmasında genel bir yöntem belirlemek, ihtiyaç halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkânı sağlamak amacıyla; Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün koordinasyonunda oluşturulan Yüksek Öğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı'nın Üniversite'nin bütün teşkilatını kapsayacak şekilde uygulanmasını sağlamak,
• Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik esaslarına göre, her yıl Üniversitemiz Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporu'nu hazırlayarak Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne göndermek,
• Üniversitemiz Akademik-İdari teşkilatında yeni kurulan veya kapatılan birimlerin Başbakanlık Kaysis (Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi) kaydının yapılması ilgili birime devlet teşkilat numarası tanımlanması ya da daha önce tahsis edilen numaranın sistemden silinmesini sağlamaktır.